Kulttuurien tutkimuksen arkiston Kansatieteen TYKL-kokoelma
Kansatieteen oppiaineen TYKL-kokoelma on osa Kulttuurien tutkimuksen arkistoja.Laajaan, 1950-luvun lopulla perustettuun TYKL-kokoelmaan kuuluu mm. tuhansia kyselyvastauksia, kymmeniä tuhansia valokuvia, piirroksia, dioja ja mm. kaikki oppiaineessa julkaistut pro gradu- ja proseminaaritutkielmat. Myös kenttätöistä kertynyt haastattelu- ja muu aineisto arkistoidaan Kulttuurien tutkimuksen arkiston kansatieteen TYKL-kokoelmaan. Uudempana materiaaliluokkana kokoelmasta löytyy esimerkiksi tuhansia digikuvia sekä myös videotallenteita.
Arkiston aineistoa on digitoitu eli niitä siirretään sähköiseen muotoon. Työ on aloitettu jo vuonna 2000, mutta kokoelman laajuuden ja jatkuvasti tulevan uuden aineiston vuoksi osa vanhemmasta aineistosta on edelleen vain fyysisesti tutustuttavissa arkiston tiloissa. Päivittäin laajenevasta sähköisestä arkistosta saa lisätietoja arkiston henkilökunnalta.
Kulttuurien tutkimuksen arkistosta, sen aukioloajoista ja asiakaspalvelusta löytää lisätietoja arkiston omilta kotisivuilta. Arkiston vastuuhenkilönä kansatieteen kokoelman osalta toimii tohtorikoulutettava Jussi Lehtonen. Hänellä on kokoelman yleisvastuu sekä siihen liittyviä hallinnollisia tehtäviä. Asiakaspalvelusta vastaa arkiston henkilökunta, joka tarvittaessa konsultoi kokoelman vastuuhenkilöä.
Aineiston tallentaminen Kulttuurien tutkimuksen arkistoon – Ohjeet
Turun yliopiston Kulttuurien tutkimuksen arkiston kansatieteen kokoelma (TYKL-kokoelma) ottaa vastaan tutkimusaineistoa, jota opiskelijat ja henkilökunta keräävät opinnäytteitä ja tutkimuksia tehdessään. Arkistoon voi luovuttaa kaikenlaista materiaalia, jota esimerkiksi graduntekovaiheessa kerää: haastatteluja, äänitallenteita, valokuvia, lehtileikkeitä, kirjeenvaihtoa informanttien kanssa tai vaikkapa kuvaamiaan kenttätyövideoita.Arkisto on oikea paikka tutkimusaineistoille, sillä näin voidaan käytettyyn aineistoon viitata tutkimuksissa suoraan arkistotunnuksin, aineisto pysyy hyvin tallessa ja on helposti myöhemmin sekä kerääjän itsensä että muidenkin tutkijoiden käytössä. Pro gradu -tutkielmien ja proseminaarien osalta itse tutkielman arkistointi kuuluu myös ko. seminaarin suoritusvaatimuksiin (lisätietoa saa pro- ja maisteriseminaareissa).
Seuraavassa on tiiviisti kerrottu arkistoinnin yleisiä periaatteita kansatieteen opiskelijan näkökulmasta koskien Kulttuurien tutkimuksen arkistoa. Lisätietoja ja neuvoja voi aina kysyä arkiston henkilökunnalta.
Mitä arkistoidaanKulttuurien tutkimuksen arkisto ottaa vastaan kaikenlaista opinnäytteisiin liittyvää aineistoa.
Haastattelut – litteraatiot tekstitiedostoina ja paperiversiona (arkistotunnus useimmiten kk tai aud)
Äänitteet (arkistotunnus aud)
Kuvat (arkistotunnus paperikuvat vk, digitaalikuvat dg, diat dia ja negatiivit neg)
Videot (arkistotunnus vid)
Kyselyvastaukset (B-kyselyt, arkistotunnus b)
Piirrokset (arkistotunnus p)
Muu, sekalainen materiaali (arkistotunnus spa, sitomaton primaariaineisto)
Arkistotunnukset ja aineiston nimeäminenKun aineisto on kerätty, pyydetään sitä varten arkistotunnukset: arkistoon ilmoitetaan millaisesta aineistosta on kyse ja kuinka paljon erityyppisiä materiaaleja on. Esimerkiksi 3 haastattelua, 15 digitaalista valokuvaa ja vaikkapa mapillinen sekalaisia, aiheeseen liittyviä lehtileikkeitä ja sähköpostiviestejä.
On suositeltavaa karsia arkistoitavien kuvien määrää. Sama aihe kymmenestä eri kuvakulmasta ei välttämättä anna aiheelle lisäarvoa. Myös epätarkat ja liian pimeät kuvat tulee hylätä. Kuvat tulee myös kääntää oikein päin. Tämän jälkeen arkisto antaa tarvittavat tunnukset ja asiakas nimeää aineiston arkistotunnusten mukaisesti. Arkisto ei vastaanota digitaalista aineistoa, jota ei ole nimetty oikein, ei edes väliaikaisiksi varmuuskopioiksi.
Arkistosta saatava arkistotunnus voi olla vaikkapa numerosarja 1234. Tämän lisäksi nimen alkuun lisätään aineiston oma koodi, esimerkiksi digikuvilla "dg". Nimeen tulee automaattisesti mukaan tiedostopääte, esim. ".jpg" tai ".doc". Sekä alussa olevan koodin että tiedoston tunnisteen tulee olla pienillä kirjaimilla kirjoitettuja.
Arkistoitavat materiaalit voivat näin saada vaikkapa seuraavia muotoja: dg1234.jpg (digikuva), aud1234.mp3 (äänitiedosto), kk1234.doc (tekstitiedosto). Näistä muotoutuu lopulta nimi, joka merkitään vaikkapa artikkelin lähdeluetteloon. Nämä tunnukset ovat muotoa "TYKL/dg/1234" tai "TYKL/spa/1234".
Arkistotunnuksia hakiessasi keskustele arkiston henkilökunnan kanssa mikä aineistoluokka on juuri omalle aineistollesi paras!
Erityisiä huomioita:
- Tiedostopäätettä (.jpg / .tif) ei tarvitse kirjoittaa erikseen, mutta tulee tarkistaa, että se on pienillä kirjaimilla.
- Tiedoston nimen alkuun ei tule "tykl" tai "muse" tai muuta vastaavaa tekstiä, nimessä ei ole minkäänlaisia väliviivoja, pilkkuja tai muita merkkejä ja kaikki kirjoitetaan pienillä kirjaimilla. Tiedoston nimi koostuu vain arkiston tunnisteesta, arkistonumerosta ja tiedoston päätteestä, esim. kk1234.rtf.
- Tekstien tallennukseen kelpaavia muotoja ovat Word- tai Pdf-dokumentit. Esimerkiksi Wordperfectin tai OpenOfficen omia tiedostomuotoja tai muita vastaavia ei hyväksytä. Käytössä olevasta tekstinkäsittelyohjelmasta tallennusmuodoksi tulee siis valita Word, rtf tai pdf.
- Printattuihin teksteihin tulee merkitä arkistotunnus sivun alkuun.
SisältökortitArkistotunnusten hankkimisen ja tiedostojen nimeämisen jälkeen aineiston tallentaja täyttää sisältökortit. Jokainen arkistonumero saa oman sisältökorttinsa eli esimerkiksi jokaiselle kuvalle täytetään oma korttinsa, samoin jokaiselle litteraatiolle jne.
Sisältökortin täyttäminen tapahtuu arkiston sivuilla, jonne salasanan ja lisäohjeet saa arkistosta. Kortit voi täyttää missä vaiheessa tahansa sen jälkeen, kun on saanut aineistolleen tarvittavat arkistointitunnukset.
Sisältökortteja täytettäessä on oltava tarkkana, että linkki aineistoon nimetään oikein, sillä muuten sisältökorttiin täytetyt tiedot eivät täsmää kuvan kanssa. Ts. esimerkiksi kuvatiedoston nimen täytyy olla sama niin itse tiedostossa kuin sisältökortissakin (= arkistotunnus). Jokaisen merkin tulee siis olla oikein. Sisältökortti antaa käyttäjälle täyttöohjeita ja lisää voi tiedustella arkistosta!
Materiaalin vieminen arkistoonVasta kun aineisto on nimetty oikein ja sisältökortit täytetty asianmukaisesti, tuodaan materiaali arkistoon! Digitaalisen aineiston voi tuoda arkistoon muistitikulla, cd/dvd-levyllä tai esim. sähköpostitse. Litteraatioista arkistoidaan tiedostojen lisäksi myös printatut paperiversiot, eli litteraatiot printataan ja myös paperiversiot tuodaan arkistoon. Turun yliopistolla on käytössä myös Hermes-tiedonsiirtojärjestelmä, jota voi käyttää isojen materiaalimassojen siirtoon (katso lisätietoja Hermeksestä ssl.utu.fi/hermes/)
Lisätietoa kaikista arkistointiin liittyvistä asioista voi aina kysyä arkistosihteeri Aki Luotoselta, kultutarkisto@lists.utu.fi , puhelin (02) 333 5081. Lisätietoa löytyy myös arkiston kotisivuilta http://www.kultutarkisto.utu.fi/.